关于做好2019年度档案材料归档工作的通知

澳门新浦京553311com:通知公告管理员责任编辑:华磊发布时间:2020-04-20浏览次数:513

各学院、各部门:

为做好2019年度档案材料的归档工作,根据《澳门新浦京553311com档案管理办法》(院发〔201428号)和《澳门新浦京553311com文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(院发〔201725号)要求,现将档案材料归档工作的有关事项通知如下:

一、归档范围和归档时间

(一)各单位形成的党群、行政、教学、外事、出版物、声像、实物类等文件材料,经系统整理后于2020528号前归档。

(二)科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收(竣工)后6个月内归档。

(三)会计凭证档案,由财务处保管两年后于次年6月底前归档。

(四)全校性重大活动文件材料,应在活动结束后一个月内归档;领导指定或有特殊规定的文件材料随时归档。

(五)为保证各部门及时准确完成材料归档,档案馆列出了具体规档范围(附件1)。实行定期催档制度,对归档期限内未能实现应有文件材料归档的单位,档案馆将列出清单,向该单位发出书面催档通知书(附件2)。

二、归档整理要求

(一)归档文件材料要求齐全完整;纸质文件材料应为原件;党群、行政类文件材料,以件为单位进行整理归档;教学、科研、基建、出版、设备、外事类等文件材料,以卷为单位进行整理、立卷(卷皮可从档案馆领取)。

(二)纸质文件、电子文件双套归档。无电子文件的纸质文件归档,有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成的电子数据需要脱机归档。

(三)以学校名义印发的红头文件,由校办公室统一收集归档。各部门印发的处室函件归档时,须附拟稿封面;拟稿封面及正文须盖本单位公章(公章盖在领导签发栏内,正文上的公章盖在单位落款处)。

(四)财会档案按《会计档案管理办法(第79号)》和《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》(财会〔2017309号)要求整理归档。

(五)实物档案按《澳门新浦京553311com实物档案管理实施细则》(院发〔2014110号)要求整理归档(移交登记表见附件3)。

(六)声像档案如照片、硬(光)盘、录像等归档时须有文字说明,说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等;数码照片格式为JPEGTIFF格式;毕业班学生合影照片应附对应位置的学生名单(移交登记表见附件4)。

三、归档程序

(一)各部门兼职档案员负责统一向档案馆移交材料,移交时填写《档案移交(接收)登记表》(附件5),登记表一式二份,按要求签字盖章。经核对无误后,办理交接手续。

(二)具体事宜与校档案馆(逸夫楼三楼)联系,附件1-5各部门兼职档案员可从档案馆网站专区下载或档案信息QQ群共享下载。

联系人:何老师 翁老师 联系电话:3306621

附件1澳门新浦京553311com各部门归档范围及保管期限表.docx

附件2书面催缴通知书.docx

附件3实物档案移交登记表.docx

附件4照片档案移交登记表.docx

附件5档案移交(接收)登记表.doc

 

党委(校长)办公室

                             2020420


XML 地图 | Sitemap 地图